就職活動応援コラム

【卒業証明書の提出を求められたら?】

企業から内定を貰ったら、卒業証明書の提出を求められることがあります。新卒であれば、学校の証明発行機を使い、すぐに入手することが可能です。しかし、既卒の方は、引っ越しなどですぐに学校に行けないなどの事情もありますよね。提出する証明書はコピーでもいいのか、卒業証書でもいいのか、などの疑問にお答えします。

卒業証明書と卒業証書は別物

まず、「卒業証書」とは、生徒に対し、大学が全課程を修了したことを認めた場合に、学校がその生徒に授与する証書のことを言います。卒業証書は卒業式などで貰うと思います。もちろん、証書ですので、原則再発行はできません。

再発行できない卒業証書を、そう易々と提出はできませんよね。そのために「卒業証明書」があるのです。卒業証明書とは、卒業証書を授与したことを証明する書類です。こちらは手続きを行えば、何度でも発行してもらえます。

企業側として卒業証明書の提出を求めるのは、取り扱いが容易なためです。なので、基本的には卒業証書での代用は難しいでしょう。

発行は卒業大学で

卒業証明書の発行は、卒業した学校で行ってもらいます。方法としては、

  • 窓口
  • 郵送

当日中に卒業証明書が欲しいのであれば、大学の事務所窓口に出向くことになります。窓口で交付願書に必要事項を記入し、身分証を提示すれば20分程度で発行してもらえます。

遠方に住んでいて、学校に出向くことができない場合は、郵送で卒業証明書を送ってもらうことになります。大学HPから交付申請書のPDFファイルをダウンロードし、必要事項を記入後、返信用封筒と一緒に大学に送付するのが一般的なようです。電話、FAX、電子メールでの申請を受け付けるかは、大学によって異なります。数日中に郵送で卒業証明書が送られてきます。郵送の場合、卒業証明書を受け取れるまでの期間は、大学により異なります。数日で受け取れる場合もあれば、数週間かかる場合もあるようです。郵送を選択する場合は、時間に余裕をもって発行の手続きを行いましょう。

卒業証明書の発行には、手数料が発生します。費用は数百円から数千円。大学により異なります。手数料は、窓口であれば直接支払います。郵送であれば手数料と同額の切手を添付する、指定口座に振り込む、などの方法で支払うようです。

卒業証明書は経歴詐称を防ぐため

卒業証明書は、申告された履歴書の学歴に嘘がないか確認を行うために必要とされます。

なので、卒業証明書のコピーを提出することは基本的には不可のところが多いようです。コピーは偽造が容易なため、経歴詐称につながると考えられるからです。卒業証明書は手続きをすれば、何度でも発行してもらえるので、少々手間でも、原本を提出しましょう。

古い卒業証明書でもいいのか

企業側が提出を求める卒業証明書などは、「発行から3か月以内のもの」など一定の期間の条件を課している場合があります。就職した際に必要になるかもと卒業証明書を予め発行してもらっている方もいるかもしれません。そのような方は、いつ発行しようと、卒業したことには変わりないのだから大丈夫だろと思うかもしれません。しかし、卒業後に、何らかの事情で卒業取り消しとなり、最終学歴が変更にならないとも限らないのです。なので、もし企業に発行期限の条件のある証明書の提出を求められたら、素直に従いましょう。

まとめ

卒業証明書の取得には手間暇や手数料が少なからずかかりますが、自分の経歴を証明するためのものなので、しっかりと準備をしましょう。また、提出に間に合うよう、卒業証明書の取り寄せなどは時間に余裕をもって行うことをおすすめします。

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